Fakturierung

Fakturierung bezeichnet den Prozess der Rechnungsstellung in der selbständigen Erwerbstätigkeit. Dabei erstellt der Selbständige für erbrachte Leistungen oder gelieferte Waren eine Rechnung, die alle relevanten Informationen wie Preis, Steuern und Zahlungsbedingungen enthält. Die Fakturierung ist ein wesentlicher Bestandteil des Zahlungsmanagements und der Buchhaltung.

Fakturierung

Einführung in die Rechnungsstellung für Selbständige

Die Rechnungsstellung ist für jeden Selbständigen von entscheidender Bedeutung. Dabei handelt es sich um den Prozess der Erstellung von Rechnungen für erbrachte Dienstleistungen oder gelieferte Produkte. Eine ordnungsgemäße Fakturierung gewährleistet nicht nur den rechtlichen Nachweis der erbrachten Leistungen, sondern auch den reibungslosen Ablauf des Zahlungsprozesses.

Warum ist Rechnungsstellung wichtig?

Für Selbstständige ist die Rechnungsstellung von zentraler Bedeutung, da sie die Grundlage für das Einkommen bildet. Ohne korrekte und rechtzeitige Rechnungsstellung können sich Zahlungseingänge verzögern, was zu finanziellen Engpässen führen kann. Außerdem ist eine korrekte Rechnungsstellung für die Buchhaltung und die Steuererklärung unerlässlich.

Welche Informationen muss eine Rechnung enthalten?

Eine Rechnung muss verschiedene gesetzliche Anforderungen erfüllen, um rechtsgültig zu sein. Zu den erforderlichen Angaben gehören

  • Name und Anschrift des Unternehmers und des Kunden
  • Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • Rechnungsnummer und -datum
  • Beschreibung der erbrachten Dienstleistung oder gelieferten Ware
  • Betrag und gegebenenfalls Höhe der Umsatzsteuer
  • Zahlungsbedingungen und Fälligkeit

Welche Tools unterstützen mich bei der Rechnungsstellung?

Es gibt zahlreiche Tools und Softwarelösungen, die Selbstständige bei der Rechnungsstellung unterstützen können. Diese reichen von einfachen Vorlagen in Textverarbeitungsprogrammen hin zu spezialisierten Buchhaltungsprogrammen, die auch die Berechnung der Umsatzsteuer und das Mahnwesen übernehmen. Die Wahl des richtigen Tools kann den Fakturierungsprozess erheblich vereinfachen und automatisieren.

Fakten und Merkmale

  • Rechtliche Pflicht: In Deutschland sind Selbstständige gesetzlich verpflichtet, für jede erbrachte Leistung oder gelieferte Ware eine Rechnung auszustellen.
  • Rechnungsnummer: Jede Rechnung muss eine eindeutige und fortlaufende Rechnungsnummer enthalten.
  • Steuernummer/UST-ID: Auf jeder Rechnung muss entweder die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UST-ID) des Selbstständigen angegeben werden.
  • Leistungsbeschreibung: Die Rechnung muss eine genaue Beschreibung der erbrachten Leistung oder gelieferten Ware enthalten.
  • Betrag und Umsatzsteuer: Der Rechnungsbetrag muss klar ausgewiesen sein, einschließlich des Nettobetrags, des Umsatzsteuerbetrags (falls zutreffend), und des Gesamtbetrags.
  • Fälligkeit und Zahlungsbedingungen: Die Rechnung sollte das Zahlungsziel und die Zahlungsbedingungen eindeutig benennen, z.B. „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug“.
  • Aufbewahrungspflicht: Selbstständige sind verpflichtet, Rechnungen mindestens zehn Jahre aufzubewahren.
  • Rechnungsformate: Rechnungen können sowohl in Papierform als auch elektronisch erstellt und versendet werden. Elektronische Rechnungen müssen den Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) entsprechen.
  • Automatisierung: Es gibt spezielle Softwarelösungen, die den Fakturierungsprozess automatisieren, indem sie z.B. wiederkehrende Rechnungen automatisch erstellen und versenden.
  • Skonto: Selbstständige können in ihren Rechnungen Skonto gewähren, um Anreize für frühzeitige Zahlungen zu schaffen, z.B. „2% Skonto bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen“.
  • Mahnung: Wenn Kunden nicht innerhalb des festgelegten Zahlungsziels zahlen, kann eine Mahnung verschickt werden. Der Mahnprozess sollte ebenfalls gut dokumentiert und rechtlich abgesichert sein.
  • Rechtssichere Rechnungen: Für die rechtliche Sicherheit müssen Rechnungen alle vorgeschriebenen Angaben enthalten, um bei einer möglichen Steuerprüfung Bestand zu haben.

Diese Fakten und Merkmale sind essenziell, um den Prozess der Fakturierung korrekt und effizient durchzuführen.

FAQ

1. Wie lange habe ich Zeit, eine Rechnung nach einer erbrachten Leistung zu stellen?
In der Regel gibt es keine gesetzliche Frist zur Rechnungsstellung, aber es ist empfehlenswert, diese so schnell wie möglich nach Abschluss der Leistung oder Lieferung zu erstellen, um den Zahlungseingang zu beschleunigen.

2. Welche Unterschiede gibt es zwischen einer Pro-forma-Rechnung und einer regulären Rechnung?
Eine Pro-forma-Rechnung ist kein rechtsgültiges Dokument zur Zahlungsaufforderung, sondern dient lediglich der Information oder als Vorab-Rechnung. Eine reguläre Rechnung hingegen ist rechtlich bindend und fordert zur Zahlung auf.

3. Was passiert, wenn ich Fehler in einer ausgestellten Rechnung entdecke?
Sollten nachträglich Fehler in einer Rechnung auffallen, muss eine Korrekturrechnung ausgestellt werden. Diese ersetzt die fehlerhafte Rechnung und verweist idealerweise auf die ursprüngliche Rechnungsnummer.

4. Kann ich Zahlungen in Fremdwährungen auf meinen Rechnungen verlangen?
Ja, es ist möglich, Rechnungen in Fremdwährungen auszustellen. Allerdings sollten der Wechselkurs und die Währungskonvertierung klar kommuniziert werden, und die Buchhaltung muss entsprechend angepasst werden.

5. Was bedeutet „Skonto“ und wie kann ich es auf Rechnungen anwenden?
Skonto ist ein Preisnachlass, den Sie Ihren Kunden gewähren können, wenn sie innerhalb einer bestimmten Frist zahlen. Sie können etwa 2% Rabatt anbieten, wenn die Zahlung innerhalb von 10 Tagen erfolgt. Skonto hilft, schnelle Zahlungen zu fördern.

Branchenstandards

  1. GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff)
    Diese Regelungen betreffen die ordnungsgemäße Buchführung und Archivierung von digitalen Rechnungen.
    URL: https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Standardartikel/Themen/Steuern/Weitere_Steuerthemen/GOBD.html
  2. UStG (Umsatzsteuergesetz)
    Das Umsatzsteuergesetz regelt die Pflichten zur Ausweisung von Umsatzsteuer auf Rechnungen und ist besonders wichtig für Selbstständige, die nicht als Kleinunternehmer tätig sind.
    URL: https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/
  3. DIN 5008 (Norm für die Gestaltung von Geschäftsbriefen)
    Die DIN 5008 enthält Vorgaben zur formalen Gestaltung von Geschäftsbriefen und Rechnungen. Sie legt fest, wie Inhalte wie Datum, Anschrift, Betreff und Betrag auf einer Rechnung formatiert sein sollten.
    URL: https://www.din.de/de/mitwirken/normenausschuesse/ndk/din-5008-73524
  4. Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG
    Diese Regelung ermöglicht es Kleinunternehmern, auf die Ausweisung der Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen zu verzichten. Die Kleinunternehmerregelung kann bei der Rechnungsstellung erhebliche Vereinfachungen mit sich bringen.
    URL: https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__19.html

Verbände und Organisationen

  1. BDGW (Bundesverband der Dienstleistungswirtschaft)
    Der BDGW vertritt die Interessen von Dienstleistungsunternehmen und bietet Informationen zu buchhalterischen Standards und Selbstständigkeit in Deutschland.
    URL: https://www.bdgw.de/
  2. BDS (Bund der Selbständigen – Gewerbeverband Deutschland e.V.)
    Der BDS ist ein bundesweiter Verband, der die Interessen von Selbstständigen und Kleinunternehmen in Deutschland vertritt und unter anderem über Rechnungsstellung und Buchhaltung informiert.
    URL: https://www.bds-dgv.de/
  3. WKÖ (Wirtschaftskammer Österreich)
    Die WKÖ vertritt die Interessen von Unternehmern in Österreich, einschließlich Selbstständiger. Sie bietet umfassende Informationen zu rechtlichen Anforderungen, Buchhaltung und Rechnungsstellung.
    URL: https://www.wko.at/