Was ist virtuelle Assistenz?

Eine Virtuelle Assistenz – kurz VA – ist in der Regel eine selbständige Person, die stundenweise oder projektbezogen von Unternehmen oder Einzelunternehmern beauftragt wird. Es gibt Virtuelle Assistenten, die ein breites Spektrum an Dienstleistungen anbieten und welche, die sich auf bestimmte Bereiche spezialisieren.

Für den Start als Virtuelle Assistenz brauchst du zunächst keine spezielle Qualifikation. Bereits einfache Tätigkeiten wie Recherche, Datenerfassung oder Backoffice können von Virtuellen Assistenten ohne langes Einlernen übernommen werden.

Welche Aufgaben übernehmen Virtuelle Assistenten?

Je nach Qualifikation und Fähigkeiten können folgende Aufgaben an Virtuelle Assistenten ausgelagert werden:

• Backoffice / Recherche / Datenerfassung
• Kundenservice / E-Mail-Support
• Social Media Management
• Grafikdesign
• Online-Marketing
• Webdesign

Es gibt noch viele weitere Aufgabe, die von Virtuellen Assistenten abgedeckt werden.

Die Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber und Virtuellem Assistenten findet komplett online statt. Als Auftraggeber muss man keinen Arbeitsplatz zur Verfügung stellen. Es gibt somit kein gemeinsames Büro und auch die gemeinsamen Arbeitszeiten können, genauso wie der Arbeitsort, unterschiedlich sein. Deshalb eignet sich der Beruf als Virtuelle Assistenz hervorragend für das Home-Office oder für die ortsunabhängige Selbstständigkeit.

Wie kommuniziert man mit Virtuellen Assistenten?

Für die Kommunikation nutzen Auftraggeber und VA klassischerweise E-Mails oder Messenger wie WhatsApp oder Slack. Dabei spielt es keine Rolle, ob man nur zu zweit oder in ganzen virtuellen Teams mit mehreren Freelancern und VAs kommuniziert.

Genauso wie im Büro können regelmäßige Team-Meetings auch mit virtuellen Teams stattfinden. Die Meetings finden über Skype oder Zoom statt. Es gibt unzählige Projektmanagement-Tools, die man für die Planung der Projekte und Aufgaben nutzen kann, um so die Zusammenarbeit mit virtuellen Assistenten zu organisieren. Dabei sind viele der Tools wie Trello oder Asana in einer kostenlosen Version verfügbar.

Vorteile von Virtuellen Assistenten

Der größte Benefit bei der Zusammenarbeit mit Virtuellen Assistenten ist der finanzielle Vorteil für den Auftraggeber. Da nur die tatsächlich geleistete Arbeit bezahlt wird, entfallen Kosten für einen Arbeitsplatz, Lohnnebenkosten wie Sozialbeiträge, Elterngeld, Lohnfortzahlung im Krankheitsfall oder bezahlter Urlaub. So können sich auch Solo-Unternehmer bereits in den ersten Jahren ihrer Selbständigkeit Mitarbeiter leisten.

Ein weiterer Vorteil für den Auftraggeber ist die örtliche Unabhängigkeit. Da man kein gemeinsames Büro teilt, muss man sich bei der Suche nach einem geeigneten Mitarbeiter regional nicht beschränken. Ganz im Gegenteil: die Suche kann grenzenlos auf die ganze Welt ausgeweitet werden.

Außerdem hat man als Auftraggeber getreu dem Motto Your Success is my success mit einem Virtuellen Assistenten einen hochmotivierten Mitarbeiter an Board. Denn eine Virtuelle Assistenz betreibt genauso ihr eigenes Unternehmen und möchte selbstverständlich die bestmöglichen Erfolge erzielen. Positives Feedback, zufriedene Kunden und letztendlich die Weiterempfehlung sind entscheidend für den Erfolg seines/ihres Unternehmens.

Zu guter Letzt können Auftraggeber mit Virtuellen Assistenten ein Team aus Spezialisten aufbauen. Wie schon eingangs erwähnt, bieten VAs je nach Fähigkeiten und Qualifikationen die unterschiedlichsten Dienstleistungen an. So kann man sich als Unternehmer ein Team mit besonderen Talenten zusammenstellen.

Wo finden Virtuelle Assistenten Kunden?

Zahlreiche Plattformen und Jobportale im Internet vereinfachen die Suche nach Kunden bzw. nach Virtuellen Assistenten. Darüber hinaus gibt es Agenturen, die Virtuelle Assistenten vermitteln. Der Einstieg über Agenturen ist sehr einfach, da die Kundenakquise von den Agenturen übernommen wird. Es gilt jedoch zu beachten, dass die Bezahlung sehr gering sein kann. Deshalb eignet sich diese Variante nur für den Start als Virtuelle Assistenz. Mit wachsender Erfahrung sollten sich VAs von Agenturen loslösen und die Kundenakquise selbst in die Hand nehmen.

Auch soziale Medien wie Facebook, Instagram, Xing und LinkedIn eignen sich optimal für die Neukundengewinnung. Gerade auf Facebook bieten sich viele Chancen auf Neukunden in entsprechenden Gruppen, die als Jobbörse dienen.

Zudem wird man als Virtuelle Assistenz häufig von Kunden im Internet oder auf sozialen Medien gefunden. Möchtest du als Virtueller Assistent von deinen Kunden entdeckt werden, dann solltest du auf eine gute Sichtbarkeit im Netz achten. Auch bei der Erstellung deiner Website ist ein professioneller Auftritt sowie SEO (Suchmaschinenoptimierung) enorm wichtig.

Artikeltipp: So rankst du mit deiner Freelancer-Website bei Google

Die für dich als Virtuelle Assistenz vorteilhafteste Möglichkeit der Kundenakquise ist die Weiterempfehlung. Deshalb ist es wichtig, dass deine Kunden mit deiner Leistung zufrieden sind und du viele Referenzen sammelst.

Was kannst du als Virtuelle Assistenz verdienen?

Honorare können abhängig von der Aufgabenstellung und der Fähigkeiten der Virtuellen Assistenz unterschiedlich sein. Für in Deutschland ansässige Virtuelle Assistenten geht man von Stundensätzen zwischen 35 Euro und 65 Euro aus. Im europäischen Ausland arbeitende Virtuelle Assistenten können auch günstiger. Beauftragt man eine Virtuelle Assistenz aus Asien, wird es noch einmal deutlich günstiger. Zu beachten ist dann aber, dass man als Auftraggeber nicht dieselbe Qualität einer deutsche Virtuellen Assistenz erwarten kann.

Fazit

Virtuelle Assistenten sind im Prinzip nichts anderes als Freelancer. Der deutliche Unterschied liegt jedoch darin, dass Virtuelle Assistenten mehrere Dienstleistungen gleichzeitig anbieten, während Freelancer sich auf eine Tätigkeit spezialisieren.