In diesem Gastbeitrag von Mindmonia geben wir dir 8 umfassende Tipps, wie du mit diesem Problem umgehen kannst.

Tipp 1: Vermeide Multitasking

Viele meinen, Multitasking zu betreiben sei produktiv. Dabei ist genau das Gegenteil der Fall: Es ist ein wahrer Produktivitäts-Killer und obendrein noch schädlich für deine Gesundheit. Chronisches Multitasking schädigt auf lange Frist gesehen dein Erinnerungsvermögen, deine Konzentration, Fokus und Kreativität.

Obendrein sind deine Arbeitsergebnisse nach einer Session Multitasking oftmals geringer als erwartet.

Arbeitest du an zwei oder mehreren Sachen zur selben Zeit oder springst gar zwischen unterschiedlichen Aufgaben, ist das ein Kraftakt für deinen Verstand. Dieser ist nämlich auf Singletasking gepolt und funktioniert in diesem Modus am besten.

Tipp 2: Achtsamkeit üben

Als Freelancer ist es oftmals so, dass du dich vor Aufgaben und Deadlines nicht mehr retten kannst. Einmal angefangen in diesem Modus, kommen ständig neue Aufgaben hinzu und es scheint so, als würde deine To-Do-Liste nur länger und länger werden.

Du schwimmst in einem Aufgabenmeer und kannst nicht mehr so richtig entscheiden, welche Aufgabe nun wirklich wichtig ist und welche nicht. Ohne die richtige Priorisierung deiner Aufgaben, kannst du zwar performant arbeiten, aber nicht fokussiert und zielgerichtet sein.

In solchen Situationen solltest du dir einen Moment Zeit nehmen, tief durchatmen und in dich gehen. Frage dich selbst: “Welche dieser Aufgaben sind wirklich wichtig und müssen erledigt werden?”

Das mag aufs Erste vielleicht ein wenig selbstverständlich klingen, aber befolgst du diese Anleitung, wirst du schnell beginnen, deine Aufgaben richtig zu priorisieren und effektiver bei der Arbeit zu sein. Sie ist besonders hilfreich, um dir eine Momentaufnahme zu machen und sofort, ohne viel Planung, produktiv zu werden.

Tipp 3: Nutze die Eisenhower-Matrix

Die Eisenhower-Matrix ist ein universelles Zeitmanagement-Werkzeug, das es dir erlaubt, Aufgaben richtig zu kategorisieren. Dabei wird die Matrix in zwei Dimensionen unterteilt: Wichtigkeit und Dringlichkeit.

Dadurch ergeben sich die folgenden 4 Quadranten:

• Unwichtig, nicht dringend
• Wichtig, nicht dringend
• Unwichtig, dringend
• Wichtig, dringend

Je nachdem, in welchem Quadranten sich die Aufgabe befindet, empfehlen wir dir die folgenden Schritte:

• Unwichtig, nicht dringend → Von der To-Do-Liste entfernen
• Wichtig, nicht dringend → Für die Zukunft einplanen
• Unwichtig, dringend → Delegieren
• Wichtig, dringend → Sofort erledigen

Dadurch kannst du sicherstellen, dass du stets nur an den wichtigsten und dringendsten Aufgaben arbeitest und deine eigene Zeit optimal nutzt.

Tipp: Lies auch unseren Artikel zum Thema Outsourcing für Freelancer.

Tipp 4: Trenne Arbeit von Privat

Dieser Tipp ist vor allem für die Freelancer relevant, die ortsunabhängig als digitale Nomaden die Welt bereisen oder aus dem Home Office arbeiten. Gerade diese Arbeitsweise erschwert es vielen, die Arbeitszeit von der Privatzeit zu trennen.

Schnell ist es passiert, dass du während deines Feierabends “nur noch schnell die eine E-Mail beantwortest” oder “schnell noch eine Kleinigkeit erledigst”. Ehe du dich versiehst, sind 2 Stunden wertvolle Privatzeit ins Land gezogen, die du eigentlich zur Entspannung nutzen solltest.

Gerade in unserer vernetzten und internationalen Welt, in der sich viele Freelancer wiederfinden, fällt es schwer, feste Pausen und Feierabende zu genießen. Hast du Kunden die in einer anderen Zeitzone sitzen, weißt du, wovon wir sprechen.

Deshalb ist es wichtig, für dich selbst, feste Feierabende und Pausenzeiten zu definieren und diese konsequent einzuhalten. Kommuniziere sie ebenfalls an alle Kunden und sonstige Stakeholder und nimm dir die Zeit, die du brauchst.

Tipp 5: Nimm dir Frei

Bist du müde oder gar erschöpft bei der Arbeit, bist du weder fokussiert noch produktiv. Achte deshalb auf eine gesunde Lebensweise (Ernährung, Schlaf, Sport) und nimm Auszeiten von Zeit zu Zeit. Es kann zum Beispiel produktiver sein, für 8 Stunden fokussiert an etwas zu arbeiten und den nächsten Tag freizunehmen, als 2 Tage je 8 Stunden auf Halbgas durchzuarbeiten.

Das soll an der Stelle kein Aufruf zum Dauerurlaub sein. Jedoch musst du für dich selbst bestimmen, wann du arbeitest und wann du deine Freizeit genießt. Entspannung ist wichtig, einerseits aufgrund des belohnenden Effekts (Stichwort: Motivation) und andererseits, weil du konzentrierter und fokussierter bei der Arbeit bist.

Solltest du zum Beispiel merken, dass du stundenlang vor deinem Laptop sitzt und unproduktiv bist, dann kann es sinnvoller sein, den Rest des Tages freizunehmen, abzuschalten und morgen mit neuer Kraft den Tag zu beginnen.

Tipp 6: Nutze Binaural Beats

Dein Verstand sendet, sehr einfach ausgedrückt, Gehirnwellen aus. Diese können auf unterschiedlichen Frequenzen vorkommen. Je nach Frequenz variiert dein Wohlbefinden. Sendet dein Verstand Alphawellen aus, bist du entspannt und ruhig. Betawellen hingegen, stehen für Aufmerksamkeit und Wachsein.

Nun zum Tipp: du kannst, durch die entsprechenden Maßnahmen, bestimmte Hirnfrequenzen bewusst hervorrufen. Mit binauralen Beats zum Beispiel, synchronisierst du deine Gehirnwellen auf eine bestimmte Frequenz und kannst dadurch gezielt Fokus, Aufmerksamkeit und Logik herbeirufen, und das auf völlig natürlichem Wege ohne Medikamente.

Solltest du das nächste Mal Probleme mit der Konzentration und dem Fokus haben, versuche sanfte binaural Beats im Hintergrund laufen zu lassen.

Tipp 7: Plane deinen Tag

Mit Sicherheit kennst du das Sprichwort: Planung ist das halbe Leben. Das trifft auch beim Arbeiten zu. Du hast, wie jeder andere Mensch auch, 24 Stunden am Tag, die du nutzen kannst. Teile sie dir also optimal ein, um maximal produktiv sowie fokussiert bei der Arbeit zu sein.

Finde für dich selbst heraus, wie dein Biorhythmus funktioniert und in welchen Phasen des Tages du besonders produktiv bist. Manche sind eher am morgen produktiv, während andere wiederum nachts auf Hochtouren kommen.

Hast du diese Erkenntnis erst einmal erlangt, ist es ein Leichtes, deinen Alltag entsprechend in produktive Zeiten und unproduktive Zeiten zu gliedern. Je nach Aufgabe kannst du entscheiden, ob du deine produktive oder unproduktive Zeit am Tag dafür aufbringen willst. Lege dann entsprechend die Aufgaben in den jeweiligen Zeitblock und mach dir einen Plan für deinen Tag (idealerweise am Vortag).

Den Plan selbst musst du am nächsten Tag nur noch abarbeiten. Das hat den großen Vorteil, dass du dir keine Gedanken mehr machen musst, ob das, was du gerade machst, richtig oder produktiv ist. Das hilft dir, fokussierter auf die Aufgabe selbst zu sein, da du dich weniger mit der Tagesplanung beschäftigst.

Tipp 8: Gehe Offline

Als Freelancer bist du womöglich auf den unterschiedlichsten Informationskanälen erreichbar: WhatsApp, LinkedIn, Slack und vielem mehr. Diese Informationsflut ist allerdings absolut schädlich für deinen Fokus.

Du wirst regelrecht mit Informationen überflutet und dein Gehirn saugt jegliche Information (egal ob wichtig oder unwichtig) wie ein Schwamm erstmal auf. Danach entscheidet es, ob es wichtig oder unwichtig ist. Bist du jederzeit erreichbar, schadet das also deinem Fokus.

Schau deshalb nicht regelmäßig in dein E-Mail-Postfach, schalte dein Handy aus oder lege es weg, schließe jegliche Chat-Apps und fokussiere dich voll und ganz auf die eine Aufgabe, die du vorgenommen hast.